Aumentar el nivel de productividad al interior de una empresa, es una tarea sumamente fácil. Gracias a los cientos de oportunidades y opciones que nos ofrece la tecnología, garantizar que todos los procesos se desarrollen de forma más rápida y eficiente hoy en día es posible. Por ejemplo, para mejorar el desempeño en el área de ventas y contabilidad, la tecnología brinda una herramienta indispensable y bastante sencilla de implementar: la facturación electrónica.
¿Está cansado de los gastos extra y el desorden que trae consigo seguir facturando de forma tradicional? Si su respuesta es sí, esta es la nota perfecta para usted. A lo largo de este artículo de iFacturapp, nosotros le explicaremos qué es, cuáles son sus características y qué beneficios ofrece la facturación digital. ¡Continúe leyendo!
¿Cómo funciona la facturación electrónica en Colombia?
La facturación electrónica en Colombia es un proceso que tanto entidades públicas como privadas, vienen adelantando desde hace varios años en pro de reducir costos, incrementar la eficiencia en los tiempos de entrega, reducir la huella de carbono, aumentar el nivel de transparencia, disminuir el margen de error, entre otros beneficios. Este documento desmaterializado tiene como función principal respaldar la compra de un bien o el préstamo de un servicio, permitiendo al contribuyente legitimar los ingresos y egresos de su compañía. Además, contrario a la creencia errónea que tienen algunos empresarios, la factura electrónica, ante la ley, tiene el mismo valor que la factura en papel, es decir:
- Representa un título valor negociable.
- Actúa como soporte de todas las transacciones de venta y compra de bienes o servicios.
- Es un documento aceptado por la DIAN.
En Colombia, la facturación electrónica está regulada principalmente en la Ley 962 de 2005, en el Decreto 2242 de 2015 y en el Decreto 1349 de 2016. En estos tres estatutos, se establecen los parámetros que el facturador electrónico debe seguir para que las facturas digitales tengan validez. Además, en la resolución 020 de marzo de 2019, la DIAN también especifica los individuos que deben expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición. Conozca cuáles son a continuación:
- Los responsables del Impuesto sobre las Ventas – IVA.
- Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
- Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN; con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
- Los sujetos que opten de manera voluntaria por expedir factura electrónica.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE).
Características:
Ahora bien, para que una factura electrónica se considere válida tanto para la DIAN como para cualquier otra entidad, es importante que esta cumpla con una serie de requisitos específicos. Cuando usted contrate un servicio ERP de facturación electrónica, asegúrese de que el sistema de facturación tiene en cuenta las siguientes condiciones:
- Emplea el formato electrónico (generación XML) establecido por la DIAN.
- Incluye la numeración consecutiva avalada por la DIAN.
- Indica que el documento es una factura electrónica de venta.
- Incorpora los apellidos, nombres, NIT (RUT o número de identificación) tanto del comprador como del vendedor.
- Coloca fecha y hora en la que se generó la factura.
- Especifica la cantidad y descripción de los servicios o bienes vendidos, con su código de identificación correspondiente.
- Incluye la forma y medio de pago; la discriminación del IVA y la tarifa respectiva.
- Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador
- Contiene el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y el código QR.
- Sigue los parámetros establecidos en el Código de Comercio.
- Incorpora la firma digital o electrónica en pro de asegurar la transparencia y autenticidad del documento.
Si el documento generado por el software no cumple con alguna de estas características, el título valor pierde validez y, por lo tanto, no puede ser presentado ante la DIAN ni ninguna otra entidad como un soporte de transacción legítimo.
Razones por las que es beneficioso implementar la facturación electrónica
Mantenerse a la vanguardia de los avances tecnológicos y optimizar al máximo cada operación al interior de una compañía es una tarea que hoy en día es posible gracias a las herramientas de software y automatización que brindan empresas como iFacturapp. Mejore su proceso de facturación electrónica y empiece a gozar de las siguientes ventajas:
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Aumentar la eficiencia: De acuerdo con la Cámara de Comercio de Bogotá, la facturación digital incrementa la eficiencia del proceso de facturación hasta en un 60%; esto es gracias a que, a diferencia de la facturación tradicional, este procedimiento puede efectuarse por completo en cuestión de minutos.
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Ahorrar costos: El CCB también especifica que se pueden ahorrar hasta un 84% en costos que usualmente deben ser cubiertos cuando se realiza el proceso de facturación tradicional; ello sin contar que la facturación digital también le permite ahorrar bastante espacio de almacenamiento, ya que toda la información pasa a guardarse en el sistema y no de forma física en su oficina.
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Reducir el margen de error y las posibilidades de fraude: gracias a que el proceso se ejecuta de forma digital y bajo estrictos estándares de calidad, el margen de errores humanos o las posibilidades de que un empleado intente hacer fraude, se reducen al mínimo, lo que permite que su operación sea más transparente y efectiva.
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Permitir un rápido acceso a toda la información: olvide por completo el desorden y el caos que implica el proceso de facturación tradicional y pase en su lugar a acceder en tiempo real y en el momento en que usted desee a toda la papelería e información sobre la facturación de su empresa.
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Disminuir el impacto ambiental: contribuir a reducir nuestro impacto negativo en la naturaleza es una responsabilidad que nos compete a todos. Implemente el servicio de facturación electrónica en su compañía y de este modo ahorre costos por uso de recursos como papel, electricidad, etc.
Estas son solo algunas de las principales ventajas que ofrece la implementación y uso de un sistema de facturación electrónica; no obstante, los beneficios que trae consigo este proceso de transformación digital son infinitos. Contáctenos para solicitar este servicio y permita que su empresa mejore y optimice al máximo su operación desde el área de ventas y contabilidad.
